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Libera a tu empresa del estrés de las nóminas en 5 pasos


Introducción

La gestión de los Recursos Humanos es vital para el éxito de cualquier empresa. Como propietario de una PYME, tú sabes mejor que nadie que las personas son tu activo más importante. Pero, a diferencia de las grandes empresas, tú no puedes permitirte el lujo de contar con un departamento de RR.HH. que se encargue de todo.

Según el Small Business and Human Resources Outlook Survey, el 79% de las pequeñas empresas contrataron empleados el año pasado (un aumento del 17% con respecto al año anterior), el 65% tienen previsto ofrecer aumentos de sueldo por méritos en el próximo año y el 63% van a poner en marcha un programa de incentivos. ieniiq

 

 

 

 

 

 

La gestión de las nóminas cada vez es más complicada, con mayores riesgos y costes. Te presentamos una guía paso a paso de cómo liberar a tu empresa del estrés que supone la gestión de las nóminas:

–          Cómo Aumentar la rentabilidad

–          Cómo Reducir el riesgo

–          Cómo Impulsar el crecimiento

–          Cómo Dar apoyo al personal

–          Cómo Ser más competitivo

Cómo aumentar la rentabilidad

Como propietario de una PYME, cada día te haces esta pregunta: ¿Cómo puedo ganar más dinero y maximizar lo que ya estoy invirtiendo?

Las PYMEs tienen que hacer frente a gastos de RR.HH. casi a diario, incluyendo costes administrativos y de personal. Y, en ocasiones, también tienen que enfrentarse a grandes problemas: en EE.UU., por ejemplo, en los casos de despido improcedente la indemnización media asciende a medio millón de dólares.

La elaboración interna de las nóminas y la gestión administrativa en RR.HH. comporta también otros costes:

–          Control de los trabajadores remotos desplazados

–          Costes fijos de mantenimiento informático

–          Costes del personal encargado de que las nóminas se tramiten puntualmente.

–          El comercio internacional por Internet conlleva el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales internacionales

Según los estudios de ADP, las compañías que procesan sus nóminas internamente creen que el coste por nómina es de unos 17 € al mes; pero lo cierto es que los costes reales por nómina se acercan a los 37 € al mes, lo cual representa un coste anual imprevisto de 240 € por empleado. Se trata de un serio problema que podría evitarse. Las PYMEs se están dando cuenta de que traspasar la responsabilidad a un tercero es más económico, más eficiente y mucho más fiable. Dirigido por expertos, para ti, y a un precio transparente.

Cómo reducir el riesgo

Tu reputación lo es todo. Tienes que proteger tu marca y tu negocio para contar con la máxima seguridad cuando se produzcan errores o cuando algún empleado cause baja. Pero debido a la presión y la realidad de dirigir una PYME, las buenas intenciones no siempre son fáciles de llevar a cabo. Un estudio de ADP revela que el 37% de los datos de las compañías se llevan en Excel o en bases de datos similares, lo cual es jugar con fuego.

 

Un problema con los ordenadores y corres el riesgo de que tus empleados no cobren a tiempo. O, si se pone enferma la persona que lo lleva y nadie entiende el sistema de hojas de cálculo que sólo él/ella conoce, te encuentras con la pesadilla de las nóminas en tus manos.

La American Payroll Association estima que los errores causados por utilizar métodos manuales cuestan a las compañías entre el 1% y el 8% del coste total en nóminas. Estamos hablando de mucho dinero. Para reducir los riesgos, hay que pedir ayuda a los expertos. Externalizar la gestión de nóminas y del capital humano reduce los riesgos, ya que ofrece:

 

–          Un equipo de expertos locales y globales permanentemente a la disposición de tu empresa

–          Cumplimiento inmediato de los cambios legislativos relativos a las nóminas

–          Lo último en seguridad cibernética

–          Actualizaciones instantáneas del software

–          Una tecnología unificada que seguiría funcionando aunque todo tu equipo se pusiera Enfermo

Cómo impulsar el crecimiento

Trabajas en un entorno muy competitivo, siempre intentando encontrar nuevos clientes y el dinero necesario para crecer. La asociación con un proveedor global de confianza y un sistema de nóminas consolidado te dejará más tiempo, para que puedas dedicarlo a lo que realmente importa.

La externalización de las nóminas permite crecer a las PYMES, ya que les proporciona:

  • RR.HH. y nóminas en la nube, accesibles en todo momento, desde cualquier lugar… yasea en la carretera o incluso cuando estás inaugurando una nueva oficina.
  • Conocimiento de cómo funcionan las nóminas en cada lugar específico: no necesitarás conocer cómo funciona el sistema de cada país cuando explores nuevos mercados y territorios; podrás contar con un equipo que lo hará por ti.
  • Alineamiento entre las inversiones digitales y los objetivos de empresa.
  • Las últimas novedades en software, que mejoran la experiencia del usuario, tanto empleados como directivos, lo cual incide en la satisfacción del cliente.

Según un estudio realizado entre pequeñas empresas por la Manchester Business School, el 88% de los usuarios en la nube constató un ahorro de costes y el 56% consideró que los servicios en la nube les ayudaban a impulsar los beneficios. Esa es la receta del crecimiento.

Cómo dar apoyo al personal

Para el éxito de un negocio es imprescindible contar con personas con talento, y para ello hay que atraerlas, retenerlas y ayudarles a desarrollarse. Los costes laborales directos implicados en la gestión interna de las nóminas son muy altos, porque las nóminas son sólo una pequeña parte del trabajo que tú y tu equipo financiero tenéis entre manos.

Las grandes empresas pueden mantener sus costes laborales a niveles bastante reducidos contratando a empleados de bajo perfil para tareas administrativas e invirtiendo en la automatización de procesos.

Las PYMEs suelen utilizar menos procesos automatizados y contratan empleados de un perfil más alto para las funciones administrativas. Las habilidades y el tiempo de estos empleados no sólo estarían mejor aprovechados ocupándose de otras labores, sino que además, en cuanto a las nóminas y la gestión de RR.HH., sólo pueden ocuparse de ello parcialmente, lo cual significa que no estás utilizando bien el talento de tu organización, y además, estás exponiendo a tu empresa al riesgo de errores humanos en las nóminas (o simplemente a una falta de conocimiento, cuando entra en vigor un nuevo salario mínimo o una nueva legislación fiscal, por ejemplo).

Libera a tus empleados de la responsabilidad de las nóminas y tu empresa se beneficiará, ya que:

 

–          Habrá más tiempo para que los empleados se dediquen a sus funciones principales

–          Mejorará el rendimiento y la satisfacción en el trabajo

–          Tendrás la seguridad de que las nóminas siempre están al día

–          Podrás contar con expertos que responderán a todas tus consultas sobre pagos e Impuestos

Cómo ser más competitivo

Las PYMEs que externalizan la gestión de sus nóminas a un socio experto observan que ello les aporta beneficios que van mucho más allá de un simple ahorro de costes. Las organizaciones que externalizan la gestión de sus nóminas gastan un 30% menos de media,5, pero, además, contar con un socio que también te ofrece conocimiento experto, tecnología y que entiende cómo funciona tu negocio te puede ayudar a ser más competitivo, ya que aporta flexibilidad.

El cambio ya puede ser suficientemente duro aunque no tengas sistemas internos caducos e inflexibles y procesos que te retienen y limitan tu competitividad. Los equipos internos emplean demasiado tiempo y recursos en la realización de los pagos mensuales (o periodos determinados) en lugar de en dar el apoyo necesario al negocio.

La centralización es la clave. Una red de expertos en nóminas del país, con conocimientos profundos de la legislación local e información de RR.HH. aligeraría la carga de cualquier organización, sea cual sea su tamaño.

La externalización de las nóminas puede proporcionar un valor estratégico a tu empresa y hacerla más competitiva, con:

  • Costes predecibles y escalables, un esquema de precios y una única factura
  • Sin costes de mantenimiento ni infraestructura
  • Conocimientos actualizados de la legislación en vigor
  • Una visión clara de los costes de las nóminas
  • Una plataforma única, fácil de usar, basada en la nube.

Un socio externo también ayuda a proteger la empresa de los errores derivados de la falta de conocimientos o de visibilidad a la vez que ayuda a impulsar el crecimiento de la organización y la expansión internacional.

Al fin y al cabo, se reduce a lo siguiente: céntrate en lo que haces mejor y externaliza aquello donde no eres experto.

Conclusión

La gestión de las nóminas se convierte en un valor para las empresas La externalización te permite controlar de un vistazo a todo el personal, inversiones tecnológicas y los objetivos de la empresa.

Susan Wilson Solovic, experta en pequeñas empresas del New York Times, cree que 2016 es el año en el que las pequeñas empresas van a cambiar drásticamente la forma en la que utilizan la tecnología para conseguir mayores beneficios y lograr un éxito sostenible: “Los tradicionales proveedores de servicios de las pequeñas empresas serán sustituidos por servicios basados en la nube. El contable de la empresa o el asesor local… o incluso el servicio de nóminas a la vieja usanza, por ejemplo, serán sustituidos por un software disponible en la nube y los equipos tecnológicos y el almacenamiento de datos se moverán a la nube. Las pequeñas empresas podrán reducir sus gastos fijos recortando costes informáticos en gestión de nóminas, contratando servicios de copias de seguridad/almacenamiento de datos e infraestructuras técnicas. Conseguirán mejorar su trabajo en red y podrán escalarlo sobre la marcha al tamaño de su demanda en cada momento.”

¿Por qué, de repente, este cambio? Porque la tecnología es estupenda y mejora cada año. Pero, en realidad, lo que hace que quieras contar con un socio externo son sus conocimientos como experto. Te ofrecen una supervisión total de todo tu funcionamiento, de las necesidades de tus empleados, tu sector, requisitos legislativos nacionales e internacionales y todos los sistemas informáticos. Son cuestiones que no se pueden dejar en manos de aficionados. Si tu proveedor sólo te tramita las nóminas, no te puede ofrecer el servicio global que realmente necesita tu negocio. Las mejores asociaciones se convierten en relaciones en las que la confianza y la comprensión se van consolidando con el tiempo. Los clientes de ADP han podido ver cómo, en un plazo de cinco años después de haber sustituido sus sistemas internos, el ahorro de costes puede alcanzar el 62%. Los buenos proveedores conocen tu empresa de arriba abajo, y tienen las soluciones y conocimientos tecnológicos que necesitas.

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Nuevas herramientas para la gestión del talento


Durante esta primavera distintos foros han dado a conocer diferentes estudios que tienen en común resaltar la importancia de fomentar el sentimiento de felicidad en los empleados que pasar, como no puede ser de otra manera, porque la empresa y, sobre todo, el área de RRHH sepa encontrar fórmulas y herramientas para alinear el compromiso del equipo con la misión de la organización.curso-de-autocontrol-mental-inteligencia-emocional-y-autoestima-88852368_3

Quizás por la miopía que padecen hoy en día las organizaciones esta tarea resulte difícil de acometer, sin embargo, eso no sería problema si las compañías estuviesen dispuestas más a escuchar y a fomentar la participación así como el orgullo de pertenencia y no a tratar de fiscalizar el trabajo de su equipo.

El talento humano es el activo más valioso de una organización por lo que no puede dejarlo escapar ni tan siquiera permitirse el lujo de desaprovechar todo su potencial de ahí la importancia de disponer de líderes que , tal como nos recuerda nuestro colaborador Alberto Asiain en su artículo El ADN del liderazgo o el horsepower, han de ser personas que combinan con inteligencia, diversas habilidades personales y profesionales para “hacer que las cosas ocurran”, no importa bajo qué circunstancias. Se los llama horsepower o caballos de fuerza como metáfora de los caballos de fuerza de un motor.”

Para ello los departamentos de RRHH han de contar con herramientas como grafología empresarial que en tan sólo 25 minutos pueden tener un informe que sirva para conocer las diferentes habilidades que tiene su personal en aras a formular las políticas y estrategias más adecuadas y coherentes para su desarrollo y promoción dentro de la organización.

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El Software de Grafología Empresarial, una herramienta clave para gestionar el talento en las compañías


Los próximos días: 8 de junio (Zaragoza), 15 de junio (Madrid) y 22 de Junio (Barcelona) tendrá lugar la Jornada formativa en Grafología Empresarial, la herramienta online que permite a los profesionales de Recursos Humanos y Gestión del Talento obtener una valoración objetiva, rápida, completa y real de los profesionales en tan solo 25 minutos.

Según apunta Alberto Asiain, responsable y formador en la herramienta  “el informe que se genera es muy completo ya que evalúa con detalle habilidades como inteligencia, observación, atención, creatividad, estilos de aprendizaje, inteligencia emocional, trabajo en equipo, empatía, rendimiento, nivel de actividad, capacidad de decisión, bloqueos, aptitudes, estilo de liderazgo, capacidad de comunicación, sinceridad, conflictividad, estilos de resolución de conflictos, motivación, autoestima, tendencia al absentismo, accidentabilidad y análisis de personalidades difíciles”.

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Además, añade, la herramienta genera un plan de mejora que permite gestionar a la persona desde el primer día con acciones concretas y eficaces para aumentar la productividad y el desarrollo profesional de cada evaluado.

Grafología Empresarial ha sido validada por un grupo de profesionales expertos reconocidos en el campo de la grafología empresarial y la consultoría en selección, formación y desarrollo del talento.

“Todos los usuarios que la utilizan han coincidido en que se trata de una herramienta muy eficaz para detectar, desde un primer momento, personalidades difíciles y así evitar sorpresas desagradables en los procesos de selección”.

Sin duda, concluye Alberto Asiain, estamos ante una herramienta muy poderosa, completa, ágil e imprescindible para los profesionales de RRHH que tienen que evaluar el talento humano y garantizar lo máximo posible los procesos de selección y promoción del personal.

Información sobre la Jornada

Esta jornada incluye la formación para el acceso permanente y utilización de la herramienta, un bono de los seis primeros informes supervisados por los expertos en la herramienta Grafología Empresarial y además un bono adicional gratuito de diez informes.

Empoderando al talento humano


talentPara los aficionados a los fogones como yo estarán de acuerdo que la cocina es un arte y que, a pesar de contar con los más exquisitos ingredientes, si no tenemos el don de hacer brillar cada una de sus propiedades podemos obtener un plato más bien mediocre e insípido en vez de haber conseguido una experiencia culinaria inolvidable. Esta bella imagen me va a servir para seguir hablando de la importancia de saber liderar el capital humano en las organizaciones.

Desde que se conociera el escándalo de una de las empresas más prestigiosas en el sector del automóvil hemos sido testigos de cómo no solamente los clientes finales y la empresa son los principales perjudicados sino que también lo son los propios gobiernos  de diferentes países que han visto como pueden ser engañados por el “humo” de una marca sólida que desacertadamente tomó una decisión no ética y que ahora paga por su error.

Esta semana nuestro colaborador Roberto Luna en su artículo “¿Pero de verdad gestionamos el talento? Retos, reflexiones y un test… afirma que “ las organizaciones deberían intentar acotar desde los aspectos más concretos de mejora del puesto (EMPOWER) y la mejora profesional continua (DEVELOP), a las competencias profesionales de todos los empleados de orientación al talento (COMPETENCIA) con especial énfasis en las personas que tienen niveles de supervisión y dirección de personas (MANAGERS), siendo todo coherente y ajustado a la cultura explícita e implícita de la organización (FIT).”

Está claro que los responsables de la gestión del capital humano son los encargados de dotar a sus empleados de herramientas formativas y de desarrollo  que les permitan  “empoderarse” y conseguir hacer mejor su trabajo así como una mayor motivación e implicación para conseguir construir  una cultura empresarial más justa, equitativa y, porque no, solidaria entre todos.

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La medición, una asignatura pendiente en los departamentos de RRHH


Fotolia_9219924_XS1El 30 de noviembre de 2012 recibía una comunicación de Iberia firmada por su presidente D. Antonio Vázquez en la que se podía leer que la compañía tenía unos costes fuera de mercado e informaba del diseño de un Plan de Transformación que exigía sacrificios como eran la reducción de empleo y salarios. Dicho y hecho, esta semana hemos sabido que esta gran empresa quiere eliminar a uno de cada cinco trabajadores (3.807 despedidos en una plantilla de 19.829).

Desgraciadamente, Iberia es una más de las empresas que este año ha anunciado el fatídico ERE y yo me planteo ¿acaso no podemos estudiar otras medidas que permitan la viabilidad y rentabilidad de las empresas en las que no se vea afectado el capital humano?

Creo que en estas crisis, los profesionales de RRHH podemos llegar a ser cruciales si somos capaces de medir los procesos y el valor que aportan los profesionales de la empresa y demostrar que esa partida debería ser la última que debería tocar el empresario.

Es preocupante que, tal y como se afirma en el artículo que publica las conclusiones del informe Retos y soluciones llevado a cabo por ADP, en muchas empresas, RR.HH. sea todavía la única función que no mide ni compara su rendimiento.

Es hora de poner en valor el trabajo de las personas y esa, y no otra, es la función estratégica que deben adoptar los departamentos de Recursos Humanos, de lo contrario, seguiremos siendo un departamento más bien “gris” dedicado a tareas de segundo orden.

Si somos capaces de medir y valorar los procesos, procedimientos, rutinas y tareas que se desarrollan en el seno de nuestra organización, estamos sentando las bases para trabajar con excelencia y calidad porque identificaremos nuestras fortalezas y flaquezas y, sólo así, una empresa crece, madura y vive saludablemente en el tiempo.

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Organizaciones 2.0, la era de la colaboración


El pasado mes de octubre una de las más prestigiosas instituciones educativas de nuestro país publicaba un estudio muy interesante titulado “Desafíos de la dirección de personas en la cultura 2.0: impacto del mundo 2.0 sobre Recursos Humanos y aspectos legales-laborales”. En la presentación del mismo se afirma que 2.0 son algo más que siglas referidas a tecnología, es un concepto cultural y antropológico.

La idea implícita de colaboración del concepto 2.0 no es novedosa, ya que podemos recordar la famosa frase de Aristóteles que afirmaba que el ser humano es un ser social (“zóon politikon”) y eso significa que necesita de los otros para sobrevivir, y yo añado, mejorar y crecer.

Nuestro colaborador Andrés Ortega hace una reflexión sobre cuáles serán las características de las organizaciones del futuro, teniendo en cuenta el papel que juegan los avances tecnológicos de los que estamos siendo testigos como pueden ser el manejo de blogs y redes sociales como herramientas de comunicación en las empresas.

Estas herramientas colaborativas despiertan el interés en el ámbito de recursos humanos sobre todo en aspectos como el reclutamiento y la selección, a pesar de que los profesionales que nos dedicamos a la gestión de personas somos cada vez más conscientes de su impacto en la retención del talento y en la comunicación interna.

La tecnología puede y debe ser un gran aliado para que el departamento de Recursos Humanos sea el agente catalizador que establezca las bases de una organización basada en la cooperación y colaboración con y entre las personas porque no podemos renunciar a nuestra esencia. De lo contrario y, parafraseando nuevamente a Aristóteles: “El que sea incapaz de entrar en esta participación común, o que, a causa de su propia suficiencia, no necesite de ella, no es más parte de la ciudad (organización), sino que es una bestia o un dios”.

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Una modesta lección de comunicación sincera


En los tiempos que corren, donde los índices de desempleo juvenil son los más elevados en la historia más reciente de Europa, me gustaría dejar un mensaje para la esperanza con la ayuda de un viejo conocido, Steve Jobs. Él, cuando apenas contaba con 21 años, fundó Apple y no porque fuera hijo de una familia adinerada sino a que gracias a su breve trayectoria vital decidió dejar atrás sus miedos, aprovechar sus potencialidades y bagaje para darle forma de “manzana”.

Todo el mundo conoce su famoso discurso realizado en la ceremonia de Graduación de la Universidad de Stanford y, gracias a la creatividad de nuestra colaboradora, hoy podemos hacer una relectura como si de una conversación imaginaria se tratase.

En este artículo “Una lección magistral de comunicación con Steve Jobs”, tienen que encontrar eso que aman (sin dejarse vencer por las dificultades). Es una invitación para que las personas que actualmente tienen la fortuna de desarrollar funciones en los departamentos de RRHH recuerden que la esencia de nuestro trabajo son las personas.

Es una llamada de esperanza para jóvenes y adultos que a pesar de estar desempleados, tienen la valentía de emprender nuevos negocios en unos tiempos tan convulsos como los que vivimos.

Es un reconocimiento al papel estratégico que juega el ejercicio de una comunicación sincera en las organizaciones y que, no solamente se ve en una intranet o en un simple buzón de sugerencias, sino que forma parte de los valores y la cultura de la empresa.

Es una firme voluntad de que el esfuerzo, la valentía, la voluntad, la perseverancia y la creatividad pueden y deben erradicar los miedos y los problemas.

En definitiva, es un ejemplo de superación que debe presidir el trabajo de los departamentos de RRHH y que sepamos contagiar al resto de la organización, para que entre todos seamos más competitivos, eficaces y ….FELICES.

¿A qué estamos esperando?

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