Libera a tu empresa del estrés de las nóminas en 5 pasos

Introducción

La gestión de los Recursos Humanos es vital para el éxito de cualquier empresa. Como propietario de una PYME, tú sabes mejor que nadie que las personas son tu activo más importante. Pero, a diferencia de las grandes empresas, tú no puedes permitirte el lujo de contar con un departamento de RR.HH. que se encargue de todo.

Según el Small Business and Human Resources Outlook Survey, el 79% de las pequeñas empresas contrataron empleados el año pasado (un aumento del 17% con respecto al año anterior), el 65% tienen previsto ofrecer aumentos de sueldo por méritos en el próximo año y el 63% van a poner en marcha un programa de incentivos. 

 

 

 

 

 

 

La gestión de las nóminas cada vez es más complicada, con mayores riesgos y costes. Te presentamos una guía paso a paso de cómo liberar a tu empresa del estrés que supone la gestión de las nóminas:

–          Cómo Aumentar la rentabilidad

–          Cómo Reducir el riesgo

–          Cómo Impulsar el crecimiento

–          Cómo Dar apoyo al personal

–          Cómo Ser más competitivo

Cómo aumentar la rentabilidad

Como propietario de una PYME, cada día te haces esta pregunta: ¿Cómo puedo ganar más dinero y maximizar lo que ya estoy invirtiendo?

Las PYMEs tienen que hacer frente a gastos de RR.HH. casi a diario, incluyendo costes administrativos y de personal. Y, en ocasiones, también tienen que enfrentarse a grandes problemas: en EE.UU., por ejemplo, en los casos de despido improcedente la indemnización media asciende a medio millón de dólares.

La elaboración interna de las nóminas y la gestión administrativa en RR.HH. comporta también otros costes:

–          Control de los trabajadores remotos desplazados

–          Costes fijos de mantenimiento informático

–          Costes del personal encargado de que las nóminas se tramiten puntualmente.

–          El comercio internacional por Internet conlleva el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales internacionales

Según los estudios de ADP, las compañías que procesan sus nóminas internamente creen que el coste por nómina es de unos 17 € al mes; pero lo cierto es que los costes reales por nómina se acercan a los 37 € al mes, lo cual representa un coste anual imprevisto de 240 € por empleado. Se trata de un serio problema que podría evitarse. Las PYMEs se están dando cuenta de que traspasar la responsabilidad a un tercero es más económico, más eficiente y mucho más fiable. Dirigido por expertos, para ti, y a un precio transparente.

Cómo reducir el riesgo

Tu reputación lo es todo. Tienes que proteger tu marca y tu negocio para contar con la máxima seguridad cuando se produzcan errores o cuando algún empleado cause baja. Pero debido a la presión y la realidad de dirigir una PYME, las buenas intenciones no siempre son fáciles de llevar a cabo. Un estudio de ADP revela que el 37% de los datos de las compañías se llevan en Excel o en bases de datos similares, lo cual es jugar con fuego.

 

Un problema con los ordenadores y corres el riesgo de que tus empleados no cobren a tiempo. O, si se pone enferma la persona que lo lleva y nadie entiende el sistema de hojas de cálculo que sólo él/ella conoce, te encuentras con la pesadilla de las nóminas en tus manos.

La American Payroll Association estima que los errores causados por utilizar métodos manuales cuestan a las compañías entre el 1% y el 8% del coste total en nóminas. Estamos hablando de mucho dinero. Para reducir los riesgos, hay que pedir ayuda a los expertos. Externalizar la gestión de nóminas y del capital humano reduce los riesgos, ya que ofrece:

 

–          Un equipo de expertos locales y globales permanentemente a la disposición de tu empresa

–          Cumplimiento inmediato de los cambios legislativos relativos a las nóminas

–          Lo último en seguridad cibernética

–          Actualizaciones instantáneas del software

–          Una tecnología unificada que seguiría funcionando aunque todo tu equipo se pusiera Enfermo

Cómo impulsar el crecimiento

Trabajas en un entorno muy competitivo, siempre intentando encontrar nuevos clientes y el dinero necesario para crecer. La asociación con un proveedor global de confianza y un sistema de nóminas consolidado te dejará más tiempo, para que puedas dedicarlo a lo que realmente importa.

La externalización de las nóminas permite crecer a las PYMES, ya que les proporciona:

• RR.HH. y nóminas en la nube, accesibles en todo momento, desde cualquier lugar… yasea en la carretera o incluso cuando estás inaugurando una nueva oficina.

• Conocimiento de cómo funcionan las nóminas en cada lugar específico: no necesitarás conocer cómo funciona el sistema de cada país cuando explores nuevos mercados y territorios; podrás contar con un equipo que lo hará por ti.
• Alineamiento entre las inversiones digitales y los objetivos de empresa.
• Las últimas novedades en software, que mejoran la experiencia del usuario, tanto empleados como directivos, lo cual incide en la satisfacción del cliente.

Según un estudio realizado entre pequeñas empresas por la Manchester Business School, el 88% de los usuarios en la nube constató un ahorro de costes y el 56% consideró que los servicios en la nube les ayudaban a impulsar los beneficios. Esa es la receta del crecimiento.

Cómo dar apoyo al personal

Para el éxito de un negocio es imprescindible contar con personas con talento, y para ello hay que atraerlas, retenerlas y ayudarles a desarrollarse. Los costes laborales directos implicados en la gestión interna de las nóminas son muy altos, porque las nóminas son sólo una pequeña parte del trabajo que tú y tu equipo financiero tenéis entre manos.

Las grandes empresas pueden mantener sus costes laborales a niveles bastante reducidos contratando a empleados de bajo perfil para tareas administrativas e invirtiendo en la automatización de procesos.

Las PYMEs suelen utilizar menos procesos automatizados y contratan empleados de un perfil más alto para las funciones administrativas. Las habilidades y el tiempo de estos empleados no sólo estarían mejor aprovechados ocupándose de otras labores, sino que además, en cuanto a las nóminas y la gestión de RR.HH., sólo pueden ocuparse de ello parcialmente, lo cual significa que no estás utilizando bien el talento de tu organización, y además, estás exponiendo a tu empresa al riesgo de errores humanos en las nóminas (o simplemente a una falta de conocimiento, cuando entra en vigor un nuevo salario mínimo o una nueva legislación fiscal, por ejemplo).

Libera a tus empleados de la responsabilidad de las nóminas y tu empresa se beneficiará, ya que:

 

–          Habrá más tiempo para que los empleados se dediquen a sus funciones principales

–          Mejorará el rendimiento y la satisfacción en el trabajo

–          Tendrás la seguridad de que las nóminas siempre están al día

–          Podrás contar con expertos que responderán a todas tus consultas sobre pagos e Impuestos

Cómo ser más competitivo

Las PYMEs que externalizan la gestión de sus nóminas a un socio experto observan que ello les aporta beneficios que van mucho más allá de un simple ahorro de costes. Las organizaciones que externalizan la gestión de sus nóminas gastan un 30% menos de media,5, pero, además, contar con un socio que también te ofrece conocimiento experto, tecnología y que entiende cómo funciona tu negocio te puede ayudar a ser más competitivo, ya que aporta flexibilidad.

El cambio ya puede ser suficientemente duro aunque no tengas sistemas internos caducos e inflexibles y procesos que te retienen y limitan tu competitividad. Los equipos internos emplean demasiado tiempo y recursos en la realización de los pagos mensuales (o periodos determinados) en lugar de en dar el apoyo necesario al negocio.

La centralización es la clave. Una red de expertos en nóminas del país, con conocimientos profundos de la legislación local e información de RR.HH. aligeraría la carga de cualquier organización, sea cual sea su tamaño.

La externalización de las nóminas puede proporcionar un valor estratégico a tu empresa y hacerla más competitiva, con:

• Costes predecibles y escalables, un esquema de precios y una única factura
• Sin costes de mantenimiento ni infraestructura
• Conocimientos actualizados de la legislación en vigor
• Una visión clara de los costes de las nóminas
• Una plataforma única, fácil de usar, basada en la nube.

Un socio externo también ayuda a proteger la empresa de los errores derivados de la falta de conocimientos o de visibilidad a la vez que ayuda a impulsar el crecimiento de la organización y la expansión internacional.

Al fin y al cabo, se reduce a lo siguiente: céntrate en lo que haces mejor y externaliza aquello donde no eres experto.

Conclusión

La gestión de las nóminas se convierte en un valor para las empresas La externalización te permite controlar de un vistazo a todo el personal, inversiones tecnológicas y los objetivos de la empresa.

Susan Wilson Solovic, experta en pequeñas empresas del New York Times, cree que 2016 es el año en el que las pequeñas empresas van a cambiar drásticamente la forma en la que utilizan la tecnología para conseguir mayores beneficios y lograr un éxito sostenible: “Los tradicionales proveedores de servicios de las pequeñas empresas serán sustituidos por servicios basados en la nube. El contable de la empresa o el asesor local… o incluso el servicio de nóminas a la vieja usanza, por ejemplo, serán sustituidos por un software disponible en la nube y los equipos tecnológicos y el almacenamiento de datos se moverán a la nube. Las pequeñas empresas podrán reducir sus gastos fijos recortando costes informáticos en gestión de nóminas, contratando servicios de copias de seguridad/almacenamiento de datos e infraestructuras técnicas. Conseguirán mejorar su trabajo en red y podrán escalarlo sobre la marcha al tamaño de su demanda en cada momento.»

¿Por qué, de repente, este cambio? Porque la tecnología es estupenda y mejora cada año. Pero, en realidad, lo que hace que quieras contar con un socio externo son sus conocimientos como experto. Te ofrecen una supervisión total de todo tu funcionamiento, de las necesidades de tus empleados, tu sector, requisitos legislativos nacionales e internacionales y todos los sistemas informáticos. Son cuestiones que no se pueden dejar en manos de aficionados. Si tu proveedor sólo te tramita las nóminas, no te puede ofrecer el servicio global que realmente necesita tu negocio. Las mejores asociaciones se convierten en relaciones en las que la confianza y la comprensión se van consolidando con el tiempo. Los clientes de ADP han podido ver cómo, en un plazo de cinco años después de haber sustituido sus sistemas internos, el ahorro de costes puede alcanzar el 62%. Los buenos proveedores conocen tu empresa de arriba abajo, y tienen las soluciones y conocimientos tecnológicos que necesitas.

Reivindiquemos el papel de la investigación

Quiero hacerme eco de “un breve” de la semana pasada en Europa Press en el que se leía que un profesor de la Universidad Politécnica de Cartagena recibía un prestigioso premio internacional  por su tesis doctoral en la categoría de Recursos Humanos.

La tesis, denominada «El papel fundador de la pyme en la implantación de una cultura de conciliación de la vida laboral y familiar: efectos sobre los resultados organizativos y el uso de las prácticas por parte de los trabajadores», pone de manifiesto la importancia que tienen los dueños-fundadores en sus empresas en el éxito de las prácticas  de conciliación de la vida laboral y personal.

Asimismo, el trabajo de investigación evidencia que cuando las pymes contribuyen a la mejora de la calidad de vida de los trabajadores, aumenta el compromiso de éstos hacia la empresa y, por ende, se mejoran los resultados de las mismas.

Como máximos representantes del Departamento de Recursos Humanos debemos recordar que, a pesar de la crisis y con ayuda de la próxima-futura Reforma Laboral, tendremos que seguir mejorando la calidad de vida de nuestros empleados para que podamos contar con su compromiso real  y así obtener una mejor productividad y eficacia que hará que nuestras organizaciones sean día a día más competitivas.

¿Tiene ventajas la incapacidad temporal por contingencias profesionales frente a las comunes?

Pese a la declaración programática de artículo 41 de nuestra Constitución, según el cual la Seguridad Social garantiza, para todos los ciudadanos la asistencia y las prestaciones sociales suficientes ante situaciones de necesidad, pervive aún en nuestro Sistema de Seguridad Social una protección diferente, según si la situación derive de contingencias profesionales o no, otorgando la Seguridad Social a las situaciones que tienen su origen en contingencias profesionales un tratamiento diferenciado.

Esa superior protección de la cobertura de los riesgos profesionales tiene su traducción tanto desde el punto de vista económico como desde el punto de vista de los requisitos exigidos para acceder a las prestaciones. Así por ejemplo, en la contingencia profesional el tratamiento médico-farmacéutico es gratuito y durante los 20 primeros días de baja, el empleado cobra el 75% de la base reguladora e incluso se puede conseguir, a través de una negociación colectiva, que cobre el 100% de su salario desde el primer día. Si se la compara con la contingencia común, en la que «el enfermo paga el 40% del precio de los medicamentos y recibe el 60% del salario establecido», las diferencias quedan claras. Pero no son éstas las únicas implicaciones que afectan al asalariado:

• Se mejoran las bases de cotización, al incluir en las mismas el valor de las horas extraordinarias.
• Se atenúan los requisitos para acceder a las prestaciones, ya que no se exige período de carencia previo, operando el principio de automaticidad de las prestaciones y presumiéndose el alta de pleno derecho aunque el empleador haya incumplido con tales obligaciones.
• Se introducen prestaciones especiales tales como las indemnizaciones por lesiones permanentes no invalidantes y las indemnizaciones a tanto alzado por fallecimiento a favor del cónyuge y los huérfanos.
• Se posibilita el resarcimiento íntegro del daño mediante la imposición del recargo de prestaciones y el ejercicio de la acción de responsabilidad civil derivada del incumplimiento de la deuda de Seguridad Social a cargo de los empresarios.

Y si estas diferencias fueran pocas, la Ley 40/2007, de 4 de diciembre, de medidas en materia de Seguridad Social, introduce estas nuevas diferencias entre contingencias.

De esta forma, cuando el trabajador se encuentre en situación de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes y durante la misma se extinga su contrato, seguirá percibiendo la prestación por incapacidad temporal en cuantía igual a la prestación por desempleo hasta que se extinga dicha situación, pasando entonces a la situación legal de desempleo en el supuesto de que la extinción se haya producido por alguna de las causas previstas en el apartado 1 del artículo 208 y a percibir, si reúne los requisitos necesarios, la prestación por desempleo contributivo que le corresponda de haberse iniciado la percepción de la misma en la fecha de extinción del contrato de trabajo, o el subsidio por desempleo. En tal caso, se descontará del período de percepción de la prestación por desempleo, como ya consumido, el tiempo que hubiera permanecido en la situación de incapacidad temporal a partir de la fecha de la extinción del contrato de trabajo. Sin embargo, cuando el trabajador se encuentre en situación de Incapacidad Temporal derivada de contingencias profesionales y durante la misma se extinga su contrato de trabajo, seguirá percibiendo la prestación por incapacidad temporal, en cuantía igual a la que tuviera reconocida, hasta que se extinga dicha situación, pasando entonces, en su caso, a la situación legal de desempleo en el supuesto de que la extinción se haya producido por alguna de las causas previstas en el apartado 1 del artículo 208, y a percibir, si reúne los requisitos necesarios, la correspondiente prestación por desempleo sin que, en este caso, proceda descontar del período de percepción de la misma el tiempo que hubiera permanecido en situación de incapacidad temporal tras la extinción del contrato, o el subsidio por desempleo.

Realmente no comprendo el porqué de esta distinción, dado que en la ley general de la Seguridad Social regula la IT como una prestación global y única, distinguiendo en su interior sus diferentes contingencias, pero lo que no existe es una regulación IT por comunes y otras profesionales como si fueran unas prestaciones distintas. A mayor abundamiento a nadie se le puede escapar que esta situación provocará un “efecto llamada” de la contingencia de comunes hacia la de profesionales.

Tampoco se nos debe escapar que en este artículo se añade un tema que afectará al cálculo de la prestación en pago directo de las contingencias profesionales como es: Para contingencias comunes se seguirá percibiendo la prestación por incapacidad temporal en cuantía igual a la prestación por desempleo hasta que se extinga dicha situación. Mientras que por contingencias profesionales cuando se extinga el contrato se seguirá percibiendo la prestación en cuantía igual a la que tuviera reconocida. Sin afectarle la cuantía igual a la prestación por desempleo. Esta situación agravará todavía más el “efecto llamada” de la contingencia común hacia la profesional a la vez que insisto no consigo ver su justificación.

¿Qué te falta más en tu vida?

Dinero (39%), tiempo (27%), salud (17%), cariño (6%) y NS/NC (11%). Este es el resultado a esa pregunta de la encuesta de clima social en España (enero 2011), que Metroscopia ha realizado para el diario El País (9/1/11) y cuyos resultados tienen un margen máximo de error del 3,1 %.
La pregunta es cerrada, sólo permite la elección entre esas cuatro respuestas. Por tanto, mide la importancia relativa.

Como te puedes imaginar la respuesta que más llama mi atención es el 2º lugar que ocupa la “falta de tiempo”, bastante por delante de salud y cariño.
El desglose por tramos de edad para la falta de tiempo es: 39% para 18-34 años, 30% para 35-54 y 11% para > 56.
Es decir, a los más jóvenes les “falta más el tiempo” que a los más viejos.

¿Qué significa “me falta tiempo en mi vida”?
La encuesta no profundiza en este aspecto, por tanto vamos a especular.
Muchas personas utilizan la expresión “me falta tiempo, no tengo tiempo, si tuviera tiempo…”, para señalar la brecha existente entre sus deseos, para llevar a cabo sus tareas y proyectos, y su disponibilidad para poder ejecutarlos.
Es decir, tienen la sensación – y, tal vez, la convicción – de que podrían conseguir más cosas si no fuera por la limitación del recurso tiempo.
Generalmente esta creencia va acompañada de un nivel de desasosiego variable. Sentirse capaz de poder realizar tantas cosas y no poder hacerlas (sólo porque les falta tiempo) llega a generar ansiedad, que se transforma en agobio, frustración o estrés cuando se fuerzan, voluntaria u obligatoriamente, en tratar de cerrar la brecha entre lo que querrían o deberían hacer y lo que realmente pueden.
Gestionar “el tiempo” aparece entonces como una habilidad clave, no sólo en el ámbito laboral sino también en el personal.

Las malas noticias: “no puedes gestionar el tiempo…”
Puedes gestionar la falta de dinero, salud y cariño. Hay muchas cosas que puedes hacer para incrementar tus ingresos económicos, mejorar tu salud o no perderla y dar – y recibir – más cariño. Incrementar los ingresos de esos tres elementos depende exclusivamente de ti en un altísimo porcentaje.
Sin embargo, “el tiempo” es un elemento externo a ti. El día tiene 24 horas, ni una más. Tampoco sabes cuantos días de vida te quedan. El tiempo transcurre de forma uniforme e inexorable, tanto si realizas acciones como si no realizas ninguna. No puedes hacer nada con el tiempo. Ni pararlo, ni guardarlo, ni ralentizarlo…

Las buenas noticias: “… pero puedes gestionar tus acciones”
Esa es la clave. Olvídate del tiempo, que no puedes gestionar, y céntrate en lo que sí puedes gestionar: tus acciones.
Tú tienes plena autonomía para gestionar tus acciones, es decir, lo que eliges hacer y no hacer.
El mundo actual te ofrece un menú tan amplio de posibilidades que necesitas “seleccionar” las que eliges hacer, porque “no puedes” hacerlas todas.
Así, gestionar acciones significa, fundamentalmente, gestionar tu atención y tu energía.
Gestionar atención significa desarrollar tu habilidad de foco: ¿en qué tarea o proyecto vas a enfocar tu atención? Se trata de una pregunta clave para tu productividad, ya que los resultados que vas a conseguir dependen de donde “colocas” tu atención.
Gestionar energía significa ser consciente de los niveles de tus cuatro tipos de energía (física, emocional, mental y espiritual) para adecuar o seleccionar las tareas o acciones que podrías realizar en función de tus niveles de energía actuales, puesto que no todas las acciones requieren los mismos. También significa recuperar o “recargar” esos niveles a lo largo de la jornada para poder incrementar tu productividad, es decir, poder ejecutar las tareas más importantes, que requieren niveles más elevados de energía, porque son más largas, difíciles y complejas.

“No es el tiempo, estúpido”
Parece sano y deseable disponer de una ambición razonable para hacer y conseguir metas en la vida. No lo es desconocer o tolerar el desequilibrio entre lo que quiero y puedo.
Cuando cambias tu creencia y aceptas que lo que sí puedes gestionar es lo que haces – tus acciones – asumes, precisamente, la ‘respons-habilidad’ sobre tus acciones, es decir, sobre tu vida.
Se trata de un cambio difícil, ya que a partir de ese momento ya no podrás echarle la culpa de lo que no consigues al “tiempo”. Hasta ahora disponías de la “gran excusa”: “no lo he hecho porque no he tenido tiempo”, “si tuviera tiempo haría…”. Se trata de una respuesta “victimista”.
Las personas “responsables” se hacen cargo de los objetivos y metas que eligen realizar y, por tanto, de las acciones que necesitan ejecutar para conseguirlos. Y cada vez que dicen NO a una acción que no les acerca a sus objetivos, están diciendo SÍ a una que les conduce a ellos.
Si tu eres una de las personas a las que les “falta el tiempo” en su vida te sugiero que te replantees tu creencia sobre la relación que mantienes con él.

“Eres como eres porque esa es la forma en que quieres ser. Si realmente quisieras ser algo diferente, estarías en el proceso de cambio ya mismo.” – Fred Smith

¿Cómo influye tu perspectiva del tiempo en tu productividad?

Tu tiempo es finito. El reloj de tu vida empieza a andar cuando naces y se para cuando mueres. Tu vida durará un número determinado de horas o días.
El reloj mide el tiempo objetivo (kronos). El tiempo objetivo es el mismo para todos: una hora dura sesenta minutos. Esta perspectiva – del tiempo objetivo – es en la que transcurre gran parte de tu existencia, por cierto, de una forma bastante inconsciente o automática.
Sin embargo, existe otra perspectiva del tiempo diferente, que llamamos subjetiva o psicológica (kairos), que se refiere a la forma en que cada uno de nosotros vivimos el tiempo. Una sensación única del paso del tiempo, que no puedes cuantificar ni compartir. Esta perspectiva explica que haya momentos que vives como muy largos o muy cortos. Generalmente te parecen largos los momentos desagradables y cortos los agradables.

La perspectiva del tiempo subjetivo es, según Philip Zimbardo, una de las influencias más poderosas en tu conducta y, por tanto, en tu productividad y tus resultados.

La paradoja (The Time Paradox) es que no eres consciente de que ejerce esa enorme influencia. Lo que equivale a decir que dispones de un control pequeño sobre la vida que vives y la que quieres vivir.

Durante cada uno de los días de tu vida te enfrentas a una gran cantidad de opciones en los distintos ámbitos de ella y realizas un número enorme de decisiones, la mayoría de ellas de forma inconsciente.

¿Cómo influencia tu perspectiva del tiempo esas decisiones?Las decisiones se toman siempre en el ahora (presente) y dan lugar a la realización de una acción. Y ya sabes que toda acción genera un resultado.

Según Zimbardo cuando lo que influencia los dos procesos anteriores (decisión y acción) es una situación o estimulación inmediata, decimos que el individuo está orientado al presente. En el caso de que la estimulación que influencia tus procesos de decisión y acción sea un recuerdo, decimos que el individuo está orientado al pasado. Y, finalmente, cuando considera las consecuencias futuras (análisis de coste-beneficio), lo llamamos orientado al futuro.

Un ejemplo para esos tres tipos de orientación. “Podría hacerme un seguro, como me recomendaron mis padres, pero mejor me gasto ese dinero en irme de vacaciones cada año”. “Me haré un seguro, mis padres siempre me lo recomendaron”. “Me haré un seguro, así tendré un capital extra cuando me jubile”.

Recuerdos y consecuencias anticipadas son abstracciones construidas por ti, sólo existen en tu mente y tienen un amplio margen de error.

Sin embargo en el mundo real no existen esos tres modelos puros, lo que existe es una línea continua que conecta esos tres estados y en la que cada uno de nosotros nos expresamos en grados distintos, lo que llamamos nuestro perfil de perspectiva del tiempo subjetivo.

Zimbardo define seis factores de perspectiva del tiempo para caracterizar todo ese espectro, al desdoblar cada uno de los tres estados anteriores (pasado, presente y futuro) en dos polos de influencia: positiva y negativa.

Si tienes interés en conocer tu perfil de perspectiva de tiempo subjetivo puedes cumplimentar el auto-cuestionario ZTPI (en inglés) que ha desarrollado. También dispones de su interpretación y de la comparación con lo que estima es un perfil óptimo. Los índices de correlación han sido valorados como muy buenos.

¿Para qué te sirve conocer tu perfil?
Conocer tu perfil, su interpretación y comparación con el óptimo, te permite, en mi opinión, disponer de una foto de dónde te encuentras. Ese es el primer beneficio, incrementar tu consciencia para reconocer, con mayor efectividad, cómo estás viviendo tu vida.

El segundo beneficio es, ahora y a la vista de la información que posees, poder reflexionar y elegir cambiar aquello que no te guste o eches en falta o estimes desequilibrado.

Cuando conoces y comprendes esas perspectivas o zonas, puedes elegir evitar las influencias mentales que te mantienen demasiado atado al pasado, demasiado enfocado en la gratificación inmediata del presente u obsesionado con tus metas del futuro.

Esta herramienta te facilita conocer y comprender, por ejemplo, dónde viven las razones que explican que “no tienes tiempo”, y te ayudan a encontrar los senderos para elegir flexibilizar o modificar tu perfil.

También te ayuda a comprender la gran cantidad de etiquetas equivocadas que colocas a tantas personas, sólo porque su perspectiva de tiempo subjetivo es diferente a la tuya. Etiquetas que no sólo pueden perjudicar a los etiquetados, sino que también reducen tus posibilidades y, en muchas ocasiones, generan conflictos entre vosotros.

Otros viven en permanente confusión entre su tiempo subjetivo y el objetivo, rechazando este último porque consideran que el subjetivo es el único válido porque “forma parte integral de quién soy”, sin comprender que no es más que un constructo de su cultura, familia o desarrollo personal.

Incrementar tu consciencia sobre la influencia que ejerce tu perspectiva subjetiva del tiempo sobre tu productividad y resultados equivale a incrementar tu control sobre la vida que vives y la que quieres vivir.

Falta de CLARIDAD e IMPRECISIÓN en el lenguaje – Píldoras de Productividad Personal (PPPs)

Todas las canciones tienen su estribillo. Sí, ese mensaje que se repite varias veces. En esta serie de post (Píldoras de Productividad Personal -PPP-) sobre el Lenguaje y Productividad, el estribillo es que el lenguaje no es inocente. Cualquier cosa dicha es dicha por alguien y, siempre, con una intención. El que la intención pueda ser inconsciente no resta validez ni trascendencia a ese estribillo.

A veces utilizas un lenguaje impreciso y poco claro, como cuando dices: “bueno sí, parece como si…”, “es un poco importante…” o “una especie de…”. La utilización de expresiones como éstas, no son sólo imprecisas y ambiguas, reflejo de una mejorable habilidad en el manejo del lenguaje, sino que en bastantes ocasiones son sintomáticas en personas que asumen pocas responsabilidades. Es, también, una forma de rebajar las expectativas que puedes crear. Pretendes limitar tu nivel de compromiso. En definitiva, minimizar tu responsabilidad.

Cuando hables de cosas que importan, por ejemplo de objetivos, elige utilizar un lenguaje directo, sencillo y poderoso. No es lo mismo decir, y escuchar, un “podríamos hacer una especie de campaña promocional…”, que un “haré una campaña promocional basada en tres ejes…”

Elimina de tu vocabulario las formas ambiguas – Píldoras de Productividad Personal (PPPs)

¿Habías escuchado alguna vez que lo que decimos conforma nuestro pensamiento, y que éste diseña nuestras acciones, que son las causantes de los resultados que conseguimos? ¿Que el lenguaje no es inocente?

Pues aplícate el cuento y date una toba mental o real cada vez que te escuches diciendo, o diciéndote, frases como “lo que hay que hacer…”, “se necesita conseguir más…” o “no se conoce la tasa de penetración del producto XZ…”.

Recuerda que los verbos de acción necesitan un sujeto que la ejecute. Las acciones no se realizan solas. ¿Quién es el responsable de la acción?

Esa utilización del lenguaje es sintomática de personas que no asumen suficiente responsabilidad.

Por el contrario, los individuos que asumen responsabilidad emplean un lenguaje directo, poderoso, sencillo y en presente de indicativo, y se expresan con: “lo que voy a hacer…”, “necesito conseguir más…” o “no conozco aún la tasa de penetración de…”.

Acción
Cuando hables, concéntrate en esa acción para incrementar tu nivel de consciencia y, así, podrás escucharte y observar el lenguaje que empleas. Evita el neutro y si se te “escapa” rectifica en el acto.

Incorpora este hábito positivo a tu arsenal y a no tardar podrás comprobar cómo el simple hecho de “sentirte” más responsable provoca un incremento real de tu responsabilidad. Y las personas más responsables son más productivas.

Elimina de tu vocabulario el verbo INTENTAR – Píldoras de Productividad Personal (PPP’s)

Lo que decimos – y cómo lo decimos – impacta significativamente en nuestra forma de pensar y en las acciones que realizamos. El lenguaje no es inocente.

Se puede definir una empresa como una red de conversaciones que tienen el objetivo de alcanzar acuerdos y compromisos. Finalmente, la empresa es una red de compromisos. De forma simplificada: la cuenta de explotación es el documento que resume, anualmente, esos compromisos. Unos se comprometen a generar unos ingresos y otros a incurrir en unos gastos para, al final, obtener determinados beneficios. Esas promesas de beneficios conforman el valor de la empresa. Cuanto mayores son los compromisos, mayor es la cuenta de explotación. Gracias a esos compromisos las empresas contratan o despiden, realizan inversiones o desinversiones, etc.

En las empresas bien dirigidas los empleados cumplen sus compromisos y los resultados no se suelen desviar del 100% más que en décimas o alguna unidad.

La palabra clave es compromiso, que significa “haré lo que sea necesario para alcanzar el resultado pactado”. En esa definición la palabra clave es “necesario”, que significa “lo posible y lo imposible”.

La perspectiva del Actor
Cuando alguien, por ejemplo tu jefe, te pide que esta semana hagas algo, por ejemplo cerrar dos ventas o terminar el informe de estrategia o solucionar el funcionamiento de tal aplicación informática, y tu le contestas que sí, que lo “intentarás”, lo que le estás diciendo es “no te preocupes, haré todo lo que me sea posible para conseguirlo, todo lo que esté en mi mano…”.

Evidentemente, eso no es un compromiso. Y la diferencia está muy clara.
El que se compromete hará “lo posible y lo imposible”, mientras que el que intenta hará sólo lo posible.

El que se compromete, se compromete con el resultado – cerrar dos ventas, entregar el informe o la aplicación informática funcionando.

El que intenta se compromete, sólo, con la acción – no con el resultado, que es la consecuencia de las acciones. Su compromiso es INTENTAR.
El que se compromete no necesita entregar explicaciones ni excusas porque entrega resultados.
El que intenta y no consigue el resultado, entrega sólo explicaciones y excusas, que describen todo lo que ha hecho. Generalmente, se queda tranquilo porque ha hecho todo lo que era posible para él y, además, ha cumplido la promesa a su jefe porque lo ha “intentado”.

“Lo intentaré” expresa con claridad tu desconfianza en el logro. Es una puerta de escape para la eventualidad de que no lo logres. “Lo importante es intentarlo” otra frase típica de los perdedores, que intenta mitigar el fracaso.

La perspectiva del jefe
El jefe se siente confiado cuando su colaborador se compromete y podría echarse a temblar cuando escucha un “no te preocupes, lo intentaré”.

Lo imposible
Esta es la clave. Lo imposible es lo que no es posible ahora para ti. La experiencia te demuestra que lo que en un momento no era posible, más adelante llegó a ser posible. Cuando se te agotan todas tus “posibilidades” puedes hacer dos cosas. Una es la que hacen los que “intentan”, nada. Ya has terminado. No se te ocurre nada más.

Otra es la que hacen los que se comprometieron con el resultado. Lo imposible es pedir ayuda. Si no sabes cómo-para ti es imposible – ¿quién lo sabe?, ¿quién podría ayudar?, ¿qué recursos necesitas – y no tienes ahora a mano – y cómo puedes acceder a ellos?

Esa diferencia en actitud – continuar o detenerse en la búsqueda de soluciones – está determinada por el lenguaje. Porque no es lo mismo comprometerte con hacer algo o con los resultados de esas acciones. No es lo mismo intentar que conseguir.

Supongo que más de un empleado temblaría si el responsable de pagar las nóminas le dijera “no te preocupes, este mes intentaré pagar las nóminas”.

Acción
Toma la determinación de eliminar de tu vocabulario el verbo “intentar” y sustitúyelo por otro que exprese tu compromiso con el resultado, como por ejemplo, “me comprometo”.

Cuando lo hagas observa qué sensaciones y emociones te produce. Reflexiona y gestiona esas emociones. Compártelas, si eso te puede ayudar. Observa los cambios en tus actitudes.

Igualmente observa las sensaciones y emociones que experimentas cuando, después de haber decidido eliminar el verbo “intentar” y usar en su lugar “comprometer”, sólo lo “intentas”. Pregúntate que significan.

Te invito a compartir tus logros y obstáculos compartiendo aquí tus comentarios.

El móvil puede apagarse – Píldoras de Productividad Personal

En este post les invito a conocer los mayores descubrimientos del Siglo XXI…en Productividad Personal. En esta ocasión hablaré del móvil y sobre cómo, en algunas ocasiones, se convierte en una barrera para incrementar nuestra productividad profesional.

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En esta serie revisamos algunos de los descubrimientos que están cambiando el mundo… o casi.
A las 7:00, nada más despertarse, Pascual supo que aquel día marcaría un antes y un después en su vida.

El gran descubrimiento empezó a fraguarse. Ese día decidió hacer algo distinto, una prueba. No encendió su móvil al salir de la ducha como era su costumbre. Así que desayunó con tranquilidad, conversando con su esposa y concentrándose por primera en lo que ingería y cómo lo hacía.

Condujo disfrutando la suave y relajante música de Coldplay… sin interrupciones.
Una vez hubo aparcado conectó su móvil. Dos mensajes. Su jefe y un colaborador. Mientras se dirigía a su despacho resolvió el primero.

Mientras conectaba su ordenador para echar un vistazo a la agenda del día, contestó el segundo.
Siempre ‘agendaba’ la tarea más importante para el inicio de la jornada, cuando más energía tenía. La de hoy era preparar el primer borrador del Plan de Formación en base a las líneas estratégicas aprobadas. Había reservado una hora y media, hasta las diez. En ese momento volvió a hacer algo extraordinario, desactivó su móvil y el fijo, manteniendo las funciones de recepción de mensajes.

A las diez terminó su tarea y sintió una gran satisfacción al comprobar la cantidad y calidad del trabajo que había realizado. Reflexionó sobre el nivel de concentración que había mantenido, gracias a haber eliminado las fuentes de interrupción y le costó recordar la última vez que vivió una experiencia similar.

Empleó un cuarto de hora en escuchar los 9 mensajes recibidos y en responder 4. Decidió no contestar las otras 5 llamadas. Se felicitó por haber evitado 9 interrupciones.

A las 10:30 tenía reunión con su equipo. Decidió procesar correo-e hasta entonces.

La reunión empezó en punto, como era habitual, pero aquel día instruyó a sus colaboradores para apagar los móviles durante la misma. Las miradas de sorpresa e incredulidad sólo desaparecieron cuando les explicó el para qué. No así la intranquilidad que percibía en sus colaboradores, extrañados todavía por la aventurada y arriesgada decisión de su jefe.

Una hora después dio por terminada la reunión y pidió a sus colaboradores una ronda de feedback sobre los niveles de concentración e involucración que habían observado en ellos mismos y en los demás. También acerca de los resultados conseguidos en la reunión y la calidad de los mismos. Escuchó los datos y hechos que demostraban gran satisfacción.

Al salir todos conectaron sus móviles. Camino de su despacho paró en el dispensador de agua. Elena, su colega jefa de compras, también se acercó con la misma intención, Pascual le preguntó por su hija que ayer se encontraba con fuertes jaquecas. Mientras mantenía esta conversación, sonó su móvil. Como si fuera una costumbre bien arraigada desatendió la llamada, manteniendo su atención en la conversación con Elena. Ésta, sorprendida, le hizo un gesto como invitándole a contestar la llamada. La respuesta de Pascual la dejó asombrada primero y reflexiva más tarde: “ahora estoy contigo, Elena, y no pienso romper este momento por no se qué ni quién”. Un minuto después, cuando se despidieron, Pascual revisó el mensaje.

Aquel día Pascual siguió practicando ese nuevo comportamiento y cuando terminó la jornada, se sentó en su despacho durante 5 minutos para repasar el impacto que ese gran descubrimiento había tenido en su día. La evaluación fue muy positiva por lo que decidió repetirla al día siguiente.

Una nueva oportunidad laboral: “COMPLIANCE OFFICER”, ¿quieres descubrir si encajas?

El pasado mes de junio se aprobó la Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, por la que se modifica la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, cuya vacatio legis durará hasta el 23 de Diciembre de 2010.

Se trata de una ley que afecta a decenas de cuestiones candentes: delitos sexuales contra menores, terrorismo, piratería, trata de seres humanos, etc. Entre tantas cuestiones noticiables, los aspectos de Derecho Penal Económico y de la Empresa no han sido objeto de tanta atención mediática. Sin embargo, esta reforma introduce una serie de cambios fundamentales en el Derecho Penal Económico que marcarán un auténtico hito en nuestra historia legal.

El aspecto novedoso más revolucionario es, sin duda, el de la responsabilidad penal de las personas jurídicas (asociaciones, fundaciones, sociedades). Así con el nuevo ordenamiento las penas se impondrán a la empresa si cualquier empleado comete un delito por no haber estado sometido al debido control de los administradores. Es decir: que si en una gran empresa el administrador ha dejado de controlar a sus empleados de modo que han podido cometer un acto delictivo, a la empresa se le castigará igualmente pudiendo la empresa ver cerrados sus locales y establecimientos o suspendidas sus actividades, por un plazo de dos a cinco años.

Así parece que el nuevo sistema va a hacer responsable a la persona jurídica porque no ha organizado su actividad conforme a las exigencias del ordenamiento. Entonces, ¿no es lógico pensar que si la empresa ha hecho todo cuanto podía para detectar riesgos penales e impedirlos, la responsabilidad penal sólo puede existir en la persona física que ha burlado estos mecanismos de control haciendo que la empresa fuese otra víctima del delito?

Esto va a exigir sin duda un cambio fundamental en las empresas, que habrán de introducir programas de control del delito. Protocolos de control y reducción del riesgo de delitos en la empresa que no sólo incidirán en la reducción de delitos, sino que en el eventual caso de que, pese a todo, alguien cometa un delito, nadie podrá decir que ese delito se ha debido a la falta de control de la empresa.
Por primera vez en nuestro ordenamiento se plantea la necesidad de que las empresas se doten de códigos internos de conducta similares a los » corporate compliance» del derecho americano, introducidos ya en muchas empresas españolas. La aplicación de este programa de corporate compliance obligará a la organización a disponer de una persona, conocida como compliance officer o responsables de cumplimiento normativo como se les está empezando a conocer.¿Quieres descubrir si encajas?

Aunque el puesto no tiene todavía un perfil muy definido, ni una  los aspirantes deben ser versátiles, resolutivos, proactivos, autónomos, con fuerte capacidad de comunicación, con fuertes habilidades de negociación y tener conocimientos generalistas en torno a la asesoría Jurídica, la auditoría financiera y los sistemas de Información, ya que los asuntos que entran en su ámbito requieren un conocimiento multidisciplinar.

El componente jurídico-tecnológico en el Compliance y su apoyo en herramientas informáticas es de vital importancia para hacer cumplir una normativa que implica controles técnicos informáticos e importantes repercusiones legales, financieras y de imagen.

De momento, basta con ser licenciado en Económicas o Derecho, demostrar que se controla la legislación y acreditar experiencia.

Además, requiere un profundo conocimiento de la entidad donde se va a desempeñar la función porque en la labor diaria se abordan cuestiones que afectan a todos los departamentos.

¿Qué funciones debe asumir un Responsable de cumplimiento normativo?

• Supervisar y gestionar los esfuerzos de cada departamento para el cumplimiento de la legislación vigente.
• Gestionar el desarrollo de la entidad en materia de Compliance.
• Analizar cambios estatutarios y reguladores.
• Preparar y supervisar el cumplimiento de Manuales de Compliance: resumen de leyes y regulaciones relevantes y aplicables; así como de políticas de actuación y procedimientos.
• Asegurar la formación apropiada en materia reguladora de todo el personal.
• Actuar como el enlace entre los organismos reguladores y las unidades de de negocio de la entidad.
• Revisar periódicamente la actualización de los procedimientos

Por ser legales y hacer que sus empresas también lo sean, los compliances cobran entre 58.000 y 120.000 euros al año. En su remuneración no se deben incluir bonus ligados a resultados de la empresa, pues hay que garantizar su independencia respecto al negocio.