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Las reuniones pueden ser eficaces


“Quiero comunicaros que he tomado la decisión de implantar reuniones individuales con cada uno de vosotros, dos por semana, martes y jueves, de 20´de duración”.

Esa fue la primera frase que los siete colaboradores de Pascual, el Director Financiero, escucharon en la reunión semanal que mantenían cada lunes.

“Todos los asuntos, dudas, preguntas y 112s serán tratados en esas reuniones 1:1. También ahí revisaremos los proyectos en marcha y asuntos delegados. De esta forma eliminaremos por completo las interrupciones continuas que generan las procesiones repetidas a mi despacho y las llamadas por teléfono. He calculado que esta medida reducirá, además, nuestro tráfico interno de correo-e en un 70-80%”.

Los siete mantenían un silencio total y aprovecharon la breve pausa de Pascual para mirarse sorprendidos. Alba, la Jefa de Compras, esbozó una sonrisa casi imperceptible y Adolfo, el Jefe de Contabilidad, se quitó las gafas y sacó la gamuza del estuche.

“Mantendremos esta reunión grupal de departamento, semanalmente los lunes por la tarde, pero introduciremos algunos cambios. La duración se reducirá a dos horas y sólo trataremos asuntos de interés grupal que requieran interacción y coordinación. Todo lo que sea información circulará por email. Trabajaremos con agenda y secretario de reunión. La función de secretario incluye la preparación de agenda, su comunicación con 24 horas de antelación, cumplimiento de agenda e informe de conclusiones. Esta función será rotativa. Este mes empiezo yo y el siguiente será Carlos”.

No se escuchó ni un carraspeo. Todos permanecían asombrados y concentrados escuchando a Pascual, que prosiguió:

“Os estaréis preguntando que a qué viene todo esto, ¿no?”.

Todos asintieron balanceando sus cabezas.

“Ayer me di cuenta. Fue como una revelación. Repasé, como si fuera una película, lo que hago al cabo de una jornada. Anoté en una hoja de papel las cosas que hice desde las ocho y media que llego hasta las ocho, que me suelo ir. No me gustó lo que escribí. Me quedé estupefacto. Reconozco que me parece increíble no haberme dado cuenta antes de que soy un bombero. Bueno… bombero y jefe de bomberos. Voy y vamos, casi siempre, por detrás de los acontecimientos. No controlamos. Estamos en modo reactivo. Y, además, no disfrutamos nada.

Decidí que eso se acabó. A partir de ahora vamos a dirigir los acontecimientos, adueñarnos de nuestras agendas y disfrutar con nuestro trabajo, y para ello necesitamos empezar a realizar algunos “cambios”.

Los rostros atónitos que le rodeaban se iluminaron de la misma forma que el cielo en verano después de descargar una fuerte tormenta.

Antes que Pascual retomara su discurso se escuchó la voz de Alba, que en un tono firme y emocionado dijo: “¡sí! cuenta conmigo”.

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  1. Zulmira Silva
    10 septiembre 2010 en 11:59

    Muy buena reflexión, mejor aún resultó las decisiones de Pascual o los lineamientos a seguir. Yo estoy convencida de la positividad de las reuniones bien articuladas.
    También creo en su positividad, si se utiliza bien la herramienta de gestión en cuestión.
    Acertado los cambios, pero todo cambio debe acompañarse de una retroalimentación, que es lo único q no visualizo en los cambios de Pascual, pero si sigue sus lineamientos, en algun momento los realizará para ver los resultados

  2. Ernesto Uribe
    12 septiembre 2010 en 3:06

    Estimado Raúl:

    Me parece muy interesante tu artículo, ya que muestra de manera clara y persuasiva los beneficios de anticiparse a las contingencias, y su modus operandi por excelencia, el ejercicio de la inteligencia social; las reuniones productivas.

    Cierto es, que las reuniones pueden utilizarse eficazmente como método para sintetizar y priorizar información relevante, que lleve a la repartición y coordinación de esfuerzos concretos, para la consecución de los fines organizacionales.

    Sería muy provechoso también, conocer los obstáculos que se presentan en la metodología de las reuniones, como por ejemplo perjuicios, intereses personales, grupos políticos, lo que en psicología llamamos proyecciones, sesgos, etc. Y más interesante aún, sería saber algunos mecanismos para contrarrestarlos.

    Ese sería mi aporte, espero poder recibir comentarios de regreso.

    Saludos;

    Ernesto Uribe
    Psicólogo Organizacional

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